07. Komunikasi
dalam Organisasi Bisnis
Pengertian Komunikasi Bisnis
Dalam kehidupan
suatu organisasi bisnis, komunikasi merupakan faktor yang sangat penting bagi
pencapaian tujuan suatu organisasi. Seorang pimpinan memerintahkan bawahannya
untuk membuat surat pesanan barang, menjawab atau membuat surat aduan, membuat surat edaran umum, membuat suratkontrak kerjasama, membuat surat balasan / tanggapan, dan sejenisnya
merupakan hal yang rutin dalam dunia bisnis.
Secara umum dapat dikemukakan bahwa
yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis
yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun
nonverbal. Sebagai awal
bahasan dalam komunikasi bisnis, maka akan dibahas antara lain bentuk dasar
komunikasi yang mencakup komunikasi verbal dan nonverbal, proses komunikasi,
sebab-sebab timbulnya kesalahpahaman dalam komunikasi, dan bagaimana cara
memperbaiki atau meningkatkan komunikasi.
Bentuk Dasar Komunikasi
Komunikator yang efektif tentu saja
memiliki beberapa alat komunikasi bila ingin menyampaikan
suatu pesan. Mereka tahu bagaimana menempatkan kata yang mampu membentuk suatu
arti, bagaimana mengubah situasi menjadi lebih menarik, bagaimana mengajak
peserta untuk ikut aktif (berpartisipasi) dalam diskusi, bagaimana menyelipkan
humor yang mampu menghidupkan suasana, bagaimana menyiapkan ruangan yang mampu
menghidupkan diskusi, apakah dilakukan melalui tulisan (written) atau ucapan/lisan (oral).
Pada dasarnya ada dua bentuk
komunikasi yang lazim digunakan dalam praktek dunia bisnis maupun nonbisnis
yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing bentuk komunikasi tersebut
dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut:
1. Komunikasi
Verbal (Verbal Communications)
Komunikasi
verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak
lain melalui tulisan (written) maupun lisan (oral). Dalam kehidupan sehari-hari seperti
Anda mengirim surat atau telepon kepada orang tua Anda, teman Anda, pacar Anda,
Anda berbincang-bincang atau ngobrol dengan teman Anda, Anda ngerumpi dengan
tangga sebelah, Anda membaca puisi di depan kelas, Anda mempresentasikan
makalah dalam suatu acara seminar, Anda membaca surat kabar, majalah, jurnal,
Anda mendengarkan radio, menyaksikan dan mendengarkan acara televisi dan
sejenisnya merupakan contoh bentuk-bentuk komunikasi verbal.
Dalam
dunia bisnis, beberapa contoh komunikasi verbal antara lain penyampaian pesan
melalui surat, memo, teknologi komunikasi modern, rapat pimpinan, briefing
kepada karyawan, wawancara kerja, dan presentasi. Penyampaian pesan lewat
tulisan maupun lisan tentu memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat
membaca atau mendengar apa yang akan dikatakan.
2. Komunikasi Nonverbal
Bentuk
komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi
nonverbal. Menurut teori antropology sebelum manusia menggunakan kata-kata,
mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa isyarat (body language)
sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Berikut ini adalah beberapa
contoh perilaku yang ditunjukkan dengan komunikasi nonverbal:
• Seseorang yang menggigit giginya sendiri (istilah
Jawanya : getem-getem) untuk menunjukkan kemarahan.
• Seseorang yang sedang tersenyum dan melakukan jabat
tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan.
• Seseorang yang membuang muka (istilah Jawanya
:mlengos) untuk menunjukkan suatu sikap rasa tidak senang terhadap orang lain.
• Seseorang yang menggelengkan kepala untuk
menunjukkan suatu sikap menolak atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu.
• Seseorang yang menganggukkan kepala sebagai tanda
setuju atau OK.
• Pernahkah Anda memperhatikan seseorang yang
"grogi" (nervous) saat berpidato di depan umum? Coba simak dengan
baik, bagaimana gerak tangan dan kakinya? Bukankah tangan dan kakinya bergerak
atau bergetar secara tak teratur, bagaikan seseorang yang sedang kedinginan
(bahasa Jawanya : ngewel).
Pendek
kata, dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang
berbagai perasaan orang baik rasa senang, benci, cinta, rindu dan berbagai macam perasaan lainnya. Lagi pula,
komunikasi nonverbal berbeda dengan komunikasi verbal didalam cara yang cukup
mendasar.
Ada beberapa
jenis komunikasi nonverbal lainnya seperti arti suatu warna dan gerak-isyarat
tertentu, yang akan bervariasi dari suatu waktu ke waktu.Warna gelap seperti
hitam mempunyai makna kedukaan atau kesusahan. Coba Anda perhatikan pada saat
terjadinya musibah kematian seseorang (layatan),maka kebanyakan dari mereka mengenakan pakaian warna
gelap (hitam). Lain halnya dengan warna-warna cerah yang banyak dikenakan pada
saat-saat berlangsungnya suatu pesta. Itulah sebabnya maka warna juga
termasuk kedalam salah satu bentuk komunikasi nonverbal.
Komunikasi
nonverbal juga berbeda dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu
pesan yaitu secara spontan. Pada umumnya, sebelum menyampaikan sesuatu, seseorang
sudah memiliki suatu rencana tentang apa yang ingin dikatakan. Misalnya, ketika
seseorang mengatakan "Tolong, bukakan pintu itu,"
maka pada saat itu seseorang dengan sadar telah mempunyai tujuan
atau maksud tertentu. Tetapi, ketika seseorang berkomunikasi secara nonverbal,
ia seringkali melakukan sesuatu secara tidak sadar.
Contoh yang paling sederhana adalah ketika seseorang yang secara spontan
mengerutkan dahi, raut muka yang berubah, atau mata berkedip-kedip secara tidak
sengaja atau otomatis. Hal-hal tersebut merupakan sesuatu yang
bersifat alami (natural) dan tak pernah direncanakan sebelumnya. Contoh lain,
tatkala Anda melihat buku agenda kerja Anda dibuat mainan anak-anak Anda yang
masih lucu-lucu, maka apa reaksi Anda pada saat itu? Marah, kesal, gemas campur
jadi satu! Contoh lain lagi, ketika Anda memperoleh kabar bahwa anak
satu-satunya yang Anda sayangi memperoleh penghargaan sebagai juara pertama
dalam lomba penulisan karya ilmiah tingkat nasional! Apa reaksi anda pada saat
itu? Senang, gembira, terharu, jadi satu! Coba Anda perhatikan bagaimana
ekspresi wajah teman-teman Anda yang menghadapi masalah, kesusahan maupun
mereka yang senang atau gembira.
3. Mengapa
Komunikasi Nonverbal Penting
Meskipun komunikasi nonverbal sering
tidak terencana atau kurang terstruktur, namun komunikasi nonverbal memiliki
pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal. Isyarat-isyarat
komunikasi nonverbal adalah sangat penting terutama dalam menyampaikan perasaan
dan emosi.
Apa kebaikan atau keunggulan dari
komunikasi nonverbal? Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah reliabilitasnya,
yang berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap pesan-pesan yang
disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat dan sejenisnya. Secara umum, orang akan mudah menipu orang lain
dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan gerakan tubuh (bahasa
isyarat). Komunikasi dengan
menggunakan kata-kata akan lebih mudah pengendaliannya, sedangkan penggunakan
bahasa isyarat (gerakan badan/tubuh) ataupun ekspresi wajah cenderung lebih
sulit mengendalikannya. Hal ini disebabkan oleh sifatnya yang spontanitas,
tanpa pikir panjang. Anda mendengar berita menyenangkan, ekspresi wajah Anda
cerah, bak tanpa beban. Namun, Anda mendengar berita yang menyusahkan tentang
diri Anda, keluarga Anda, atau teman karib Anda, maka dengan cepat ekspresi
wjah Anda tanpa ada yang menyuruh, spontan murung, lesu, lemah, tak bergairah
seolah-olah hampa dunia ini.
Dengan memperhatikan isyarat
nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran si
pembicara. Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang lebih percaya isyarat
nonverbal ketimbang pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat verbal.
Seseorang dapat saja menutup-nutupi kecurangan dengan isyarat verbal (seperti
tulisan). Namun, seseorang tak dapat menutup-nutupi apa yang sedang terjadi
pada dirinya melalui ekspresi wajahnya. Manakala wajahnya murung atau cemberut,
maka seseorang akan dapat menduga bahwa dia sedang menghadapi suatu masalah,
mungkin masalah pribadi, keluarga atau masalah tugas kantor, dan sejenisnya.
Komunikasi nonverbal juga penting
artinya bagi orang lain, karena ia lebih efisien baik bagi pengirim maupun
penerima pesan. Anda dapat menyampaikan suatu pesan nonverbal tanpa harus
berfikir panjang, dan audience Anda dapat menangkap arti secara tak sadar. Coba Anda perhatikan para petugas sinoman di suatu
acara resepsi. Para sinoman menggunakan bahasa isyarat
tertentu yang dapat dipahami oleh teman-temannya untuk mengkoordinasikan
tempat-tempat mana yang sudah maupun yang belum mendapat jamuan makanan ataupun
minuman. Contoh lain, ketika Anda memanggil teman Anda yang sedang asyik
ngobrol dengan temannya di suatu tempat yang agak jauh, maka Anda dapat
menggunakan isyarat nonverbal seperti bertepuk tangan sambil melambaikan tangan
Anda. Coba Anda kembangkan contoh-contoh
lain yang sering Anda temui dalam pergaulan sehari-hari di tempat kerja Anda.
4. Tujuan
Komunikasi Nonverbal
Meskipun komunikasi nonverbal dapat
berdiri sendiri, namun ia seringkali berkaitan erat dengan ucapan (lisan).
Dalam artian bahwa sering terjadi penggabungan antara komunikasi verbal dan
nonverbal dalam suatu situasi tertentu. Kata-kata yang disampaikan dalam suatu
percakapan membawa sebagian dari suatu pesan. Sedangkan bagian yang lain adalah
sinyal-sinyal nonverbal. Apabila Anda mengamati acara "Dunia Dalam
Berita" di TVRI, Anda akan dapat memperhatikan kombinasi komunikasi baik
itu verbal maupun nonverbal. Coba Anda perhatikan!
Menurut John V. Thil tujuan komunikasi
nonverbal antara lain:
1). Untuk menyediakan / memberikan
informasi.
2). Untuk mengatur alur suatu
percakapan.
3). Untuk mengekspresikan emosi.
4). Untuk memberi sifat,
melengkapi, menentang, atau
mengembangkan
pesan-pesan verbal.
5). Untuk mengendalikan atau mempengaruhi
orang lain.
6). Untuk mempermudah
tugas-tugas khusus, misalnya mengajar
seseorang untuk memperlancar permainan golf.
Bagaimana relevansi komunikasi
nonverbal dalam dunia bisnis? Komunikasi nonverbal juga mempunyai peranan yang
penting dalam dunia bisnis. Ia dapat membantu menentukan kredibilitas dan
potensi kepemimpinan seseorang. Jika seseorang dapat belajar mengelola kesan
yang telah dibuat dengan bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah,
suara dan penampilan, maka seseorang akan dapat melakukan komunikasi dengan
baik. Dengan kata lain, seorang manajer (pemimpin) sekaligus harus dapat
menjadi komunikator yang baik. Ia harus tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan
bisnisnya kepada para bawahannya, pada saat kapan suatu pesan-pesan bisnis itu
harus disampaikan, dan kepada siapa pesan-pesan bisnis itu harus
disampaikan
Lebih lanjut, jika seseorang dapat
belajar membaca pesan-pesan nonverbal yang disampaikan orang lain, maka ia akan
dapat menafsirkan maksud maupun sikap mereka secara lebih akurat dan lebih
tepat. Apabila Anda berurusan dengan para karyawan, klien, ataupun para
konsumen, coba perhatikanlah secara seksama pesan-pesan yang mereka sampaikan.
Apabila sikap karyawan Anda menunjukkan gejala-gejala kurang atau menurun
semangat kerjanya, sering melakukan mogok kerja, mogok makan, maka apa dan
bagaimana langkah-langkah yang perlu Anda lakukan? Contoh-contoh tersebut
menggambarkan betapa pentingnya seorang pemimpin harus peka terhadap sikap atau
perilaku yang ditunjukkan oleh bawahannya.
Proses Komunikasi
Sesuatu yang Anda nikmati saat ini
seperti buku yang sedang Anda baca ini, compact disc yang anda dengarkan,
acara-acara televisi yang Anda tonton, internet yang Anda nikmati, personal
computer yang Anda miliki, dan sejenisnya tidaklah datang begitu saja, tetapi
melalui suatu proses yang cukup lama. Begitu halnya dengan komunikasi, ia perlu
proses juga.
Apabila Anda perhatikan, seseorang
yang sedang berbicara, menulis, mendengarkan, atau membaca, maka kegiatan
komunikasi yang mereka lakukan adalah lebih dari satu tindakan. Menurut William
C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty menyatakan bahwa komunikasi
adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu-individu melalui suatu
sistem biasa baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau
tindakan.
Sebagai suatu proses, komunikasi
mempunyai persamaan dengan bagaimana seseorang mengekspresikan perasaan,
hal-hal yang berlawanan(kontradiktif),
yang sama (selaras, serasi), menulis, mendengarkan, dan pertukaran. Menurut Courtland L. Bovee dan John V.Thill ada lima tahapan
dalam proses komunikasi, antara lain:
1). Pengirim
mempunyai suatu ide atau gagasan.
2). Ide yang disampaikan diubah
menjadi suatu pesan.
3). Pemindahan pesan.
4). Penerima menerima suatu pesan.
5). Penerima memberi tanggapan dan
mengirim kembali sebagai
umpan balik ke pengirim.
Tahap Pertama : Pengirim Mempunyai Suatu Ide
Ide dapat diperoleh dari berbagai
sumber yang terbentang luas dihadapan kita. Dunia ini penuh dengan berbagai
macam informasi baik yang dapat di lihat, didengar, dicium maupun hal-hal yang
dapat diraba. Ide-ide yang ada dalam benak pikiran kita, kemudian disaring dan
disusun kedalam suatu map mental yang ada dalam jaringan otak kita yang
menggambarkan persepsi kita terhadap kenyataan. Sebagaimana Anda memandang dunia, pikiran Anda akan
menyerap pengalaman-penglaman Anda dengan suatu cara yang unik dan personal
(pribadi).
Tahap Kedua : Mengubah Ide Menjadi Suatu Pesan
Dalam suatu proses komunikasi, tidak
semua ide-ide dapat diterima, maupun dimengerti dengan sempurna. Ide yang ada
dalam benak pikiran Anda, kemudian diubah kedalam bentuk kata-kata, yang
selanjutnya dipindahkan kepada orang lain.
Dalam penyampaian suatu pesan, perlu
diperhatikan beberapa hal, antara lain: subjek (apa yang ingin disampaikan),
maksud (tujuan), audience, gayapersonal,
dan latar belakang budaya. Sebagai suatu contoh yang sederhana, pada umumnya
orang timur memiliki kecenderungan untuk menyampaikan suatu pesan dengan
menggunakan bahasa tak langsung ataupun bahasa penghalus. Untuk menyatakan
sikap menolak saja, seseorang terlebih dahulu harus menggunakan kalimat-kalimat
pembuka yang bersifat netral dan selanjutnya baru pernyataan sikap menolak itu
disampaikan.
Tahap Ketiga : Pemindahan Pesan
Setelah
pengubahan ide-ide kedalam suatu pesan, maka tahap berikutnya adalah
memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si
penerima pesan. Didalam menyampaikan suatu pesan, adakalanya saluran komunikasi
yang digunakan relatif pendek, namun ada juga yang melalui saluran komunikasi
yang cukup panjang. Panjang-pendeknya saluran komunikasi yang digunakan akan
berpengaruh terhadap efektifitas penyampaian pesan. Untuk menyampaikan
pesan-pesan yang panjang dan kompleks secara lisan dengan menggunakan saluran
komunikasi yang panjang, maka pesan-pesan yang Anda sampaikan bisa jadi
berkurang atau bahkan bertentangan dengan pesan aslinya. Oleh karena itu, perlu
diperhatikan mengenai jenis atau sifat pesan yang akan disampaikan.
Tahap Keempat: Penerima Menerima Suatu Pesan
Komunikasi antara seseorang dengan
orang lain akan terjadi, bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima
menerima suatu pesan. Jika seseorang mengirim sepucuk surat, maka penerima surat harus membacanya terlebih dahulu
sebelum dia dapat memahami isi surat tersebut.
Jika seseorang menyampaikan pidato
dihadapan umum, para pendengar sebagai audience harus dapat mendengar apa yang
dia katakan, dan mereka juga harus memusatkan perhatian terhadap pesan-pesan
yang ia sampaikan. Jadi, suatu pesan yang disampaikan harus dapat dimengerti
dan tersimpan didalam pikiran si penerima pesan. Lagi pula, suatu pesan akan
dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pesan dapat memahami sesuatu
sebagaimana yang dimaksud oleh pemberi pesan dengan cara yang dikehendaki.
Tahap Kelima : Penerima Memberi Tanggapan dan
Umpanbalik ke Pengirim
Umpan balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu
mata rantai komunikasi. Ia merupakan tanggapan penerima pesan yang memberikan
kesempatan bagi pengirim untuk menilai efektifitas suatu pesan.
Setelah menerima pesan, penerima akan
memberi tanggapan dengan suatu cara tertentu dan memberi sinyal terhadap
pengirim pesan. Sinyal yang diberikan oleh penerima pesan dapat saja berbentuk
suatu senyuman, memberi komentar sekilas (singkat), anggukan sebagai pembenaran,
atau memberi pesan secara tertulis.
Umpan balik memegang peranan penting
dalam proses komunikasi, karena ia memberi kemungkinan bagi pengirim untuk
menilai efektifitas suatu pesan. Disamping itu, adanya umpan balik akan dapat
menunjukkan adanya
faktor-faktor penghambat komunikasi, misalnya perbedaan latar belakang,
perbedaan penafsiran kata-kata, dan perbedaan reaksi secara emosional.
Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi
Didalam suatu pidato, ada
kecenderungan beberapa pesan tidak dapat dimengerti oleh penerima pesan dengan
baik. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara
pengirim dan penerima pesan. Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut
mencakup antara lain masalah dalam pengembangan pesan, penyampaian pesan,
penerimaan pesan dan penafsiran pesan.
1. Masalah
Dalam Mengembangkan Pesan
Sumber masalah
potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu
pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain
munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang
ada atau penerima, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam
mengekspresikan ide atau gagasan.
Jika
seseorang gagal dalam mengembangkan pesan, maka proses komunikasi akan memulai
dengan sesuatu yang salah, yang pada akhirnya akan membawa kegagalan yang akan
berkelanjutan atau terus menerus.
2. Masalah
dalam Menyampaikan Pesan
Komunikasi
dapat juga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari
pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah
faktor phisik, misalnya sambungan kabel yang jelek, akustik yang lemah, dan
tindasan yang tak terbaca. Meskipun gangguan-gangguan tersebut nampaknya sepele,
namun mereka dapat memblok atau mengganggu suatu pesan.
Jika
Anda sedang menyampaikan presentasi makalah atau kertas kerja, pilihlah suatu
tempat yang memungkinkan audience Anda dapat melihat dan mendengar dengan jelas
apa yang Anda sampaikan. Jangan sampai ada diantara mereka yang merasa
terhalang oleh sesuatu, seperti terhalang oleh tubuh Anda sendiri atau
terhalang oleh tiang (pilar) suatu bangunan. Disamping itu, jika Anda
menggunakan sound system, usahakanlah sound system yang baik. Jangan sampai
terjadi pada saat-saatnya diskusi sedang menarik, tiba-tiba sound systemnya
mengalami gangguan teknis atau macet total.
Masalah lain
yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan yang
disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan. Bila dua buah pesan
disampaikan sekaligus secara bersamaan, maka akan muncul gangguan dalam arus
komunikasi. Masalah serupa juga muncul, bila suatu pesan disampaikan melalui
saluran penghubung yang cukup panjang. Orang terakhir yang menerima pesan ada
kemungkinan hanya dapat menangkap pesan sebagian kecil saja dari orang yang
pertama atau bahkan pesan yang disampaikan bisa jadi bertentangan dengan pesan
aslinya.
3. Masalah Dalam Menerima Pesan
Sebagaimana
halnya dengan penyampaian pesan, menerima pesanpun juga tak luput dari adanya
suatu masalah. Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain
adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman,
lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi
penerima. Sebagai contoh, pada saat Anda sedang mengikuti kuliah di kelas,
tiba-tiba terdengar teriakan histeris dari orang-orang yang sedang panik yang
terkurung dalam suatu gedung yang sedang terbakar yang kebetulan berdekatan
dengan tempat kuliah Anda. Dalam kondisi seperti itu, dapatkah Anda menerima
pesan dengan baik? Pada saat asyik membaca-baca di ruang perpustakaan,
tiba-tiba lewat seorang gadis cantik dihadapan Anda. Kondisi lainpun dapat
terjadi, manakala Anda asyik mengerjakan ujian semester, terdengar suara
tabuhan gamelan di seberang bangunan yang kebetulan juga berdampingan dengan
sekolah karawitan atau sekolah musik.
Dalam
beberapa kasus, gangguan yang muncul berkaitan dengan kesehatan si penerima
pesan. Pendengaran yang kurang baik, penglihatan yang mulai kabur atau bahkan
sakit kepala, juga dapat mengganggu penerima dalam menerima suatu pesan. Meskipun hal tersebut tidak memblok (menghambat)
jalur komunikasi secara keseluruhan, tetapi mereka dapat mengurangi konsentrasi
si penerima pesan. Barangkali gangguan yang paling umum terjadi adalah kurangnya
konsentrasi selama melakukan komunikasi. Kadang-kadang pada saat berkomunikasi,
pikiran melayang memikirkan hal-hal lain diluar yang dibicarakan atau melamun.
4. Masalah
Dalam Menafsirkan Pesan
Meskipun suatu pesan mungkin hilang
selama proses penyampaian pesan terjadi, namun masalah terbesar adalah pada
mata rantai terakhir, dimana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan.
Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional,
dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima
pesan. Sebagai contoh
sederhana apabila Anda sedang berbicara dengan seseorang yang berasal dari
daerah yang berbeda latar belakang budayanya.
Komunikasi Yang Efektif
Komunikasi yang efektif tentu saja
akan dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi.
Bagaimana mengatasi berbagai hambatan dalam komunikasi? Untuk dapat mengatasi
berbagai rintangan dalam komunikasi, maka perlu diperhatikan tiga hal sebagai
berikut:
1. Membuat suatu pesan secara lebih
berhati-hati.
Langkah pertama yang perlu Anda
perhatikan dalam berkomunikasi adalah Anda perhatikan apa yang menjadi maksud
dan tujuan berkomunikasi dan audience Anda. Katakan apa yang dikehendaki oleh
audience Anda, gunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, tidak
bertele-tele, jelaskan point-point yang penting, dan jangan lupa tekankan dan
telaah ulang point-point yang penting.
2. Minimisasi gangguan dalam proses
komunikasi.
Melalui pemilihan saluran komunikasi
secara berhati-hati, Anda akan dapat membantu audience Anda untuk dapat
memperhatikan apa pesan yang Anda sampaikan. Kalau suatu pesan disampaikan
secara lisan, maka perlu diperhatikan bagaimana lokasi atau tempat penyampaian
pesan yang nyaman, tenang, akustik/sound system yang baik, tempat duduk yang
teratur, rapi, nyaman, ruangan yang sejuk, dan sebagainya. Pendek kata, Anda
harus berupaya agar penyampaian pesan-pesan sampai pada sasaran yang
dikehendaki tanpa adanya gangguan yang berarti.
3. Mempermudah
upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan.
Agar pemberian umpan balik (feedback)
tersebut memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, maka Anda harus dapat
merencanakan bagaimana dan kapan suatu pesan yang disampaikan kepada penerima.
Kalau Anda menghendaki umpan balik secara cepat, maka Anda dapat memilih sarana
komunikasi yang cepat baik melalui tatap muka ataupun melalui telepon. Kalau menurut
Anda, umpan balik kurang begitu penting, maka Anda dapat menggunakan sarana
lewat tulisan (surat) dalam penyampaian suatu pesan.
Sumber:
http://dipisolo.tripod.com/content/silabus/kombis.html
No comments:
Post a Comment